Som en uppföljning till inlägget om att utföra uppgifter med störst positiv tidssynergi först kommer här lite tips på hur man kan lägga upp arbetet när motivationen är låg, man vet inte vad man ska göra och det känns som att man inte får något gjort.

Ta en titt på din att-göra lista, eller skriv en om du inte har det nedskrivet. Välj ut en eller ett par saker som är viktigast att få gjort denna dagen och utför den uppgiften. Det kan t.ex. vara att skicka iväg en offert, att skriva ett blogginlägg eller liknande. Räkna inte med uppgifter som bara tar någon minut som att betala en räkning eller liknande utan se till att få någon viktig och relativt brådskande uppgift som kanske tar någon timma att utföra. Om det sedan inte är översvämmat med viktiga och brådskande uppgifter så välj någon mer strategiskt långsiktig uppgift t.ex. om du vill ranka som nr 1 i en sökmotor för ett visst sökord.

Fundera över vilka delsteg som du tror skulle krävas för att nå ditt långsiktiga mål. Kanske handlar det om att skriva minst två relevanta inlägg på webbsidan per vecka och få minst 10 inlänkar per vecka. Bryt sedan ner delmålet ytterligare och se vad du behöver göra idag för att nå ditt delmål. En rimlig uppgift för dagen kanske är att färdigställa ett av veckans inlägg och kontakta 3 personer som kan tänkas vara intresserade av att länka till något av dina inlägg.

När detta är gjort kan du känna dig nöjd med att du både fått dagens viktigaste uppgift avklarad och dessutom en rimlig del av delmålet för att uppnå ditt långsiktiga mål.

När man håller på med många olika saker och också ganska fritt kan bestämma vad man ska göra och i vilken ordning man ska göra olika saker så är det en bra ide att fundera över vilka saker som får en positiv synergieffekt av att göras inom en viss tidpunkt.

Om man på sin att göra lista t.ex. har punkterna att bokföra några poster, betala räkningar, skriva en bloggpost, skriva och posta ett brev, göra inköp, läsa en tidningsartikel, kolla besöksstatistik, osv. så är det inte alltid det bästa att göra det i den ordningen det står på att göra listan även om man räknar med att hinna med allt under dagen. Inte heller bör man kanske prioritera utifrån vilket som är roligast att göra. En bättre ide är att göra det som har mest positiva synergieffekter av att göras först. Om brevet är brådskande och brevlådan töms en viss tid är det naturligtvis positivt att se till att få det postat innan brevlådan töms. Men om brevlådan töms om flera timmar kanske det är bättre att börja med att skriva bloggposten eftersom den då kan publiceras några timmar tidigare än om man hade börjat med brevet vilket kan göra den mer relevant, speciellt om det berör ett aktuellt ämne osv. Såvida inte räkningarna förfaller inom kort för annars kanske det blir väldigt mycket dyrare med att vänta att betala dem osv. Det kan låta logiskt men många missar kanske ändå att ta hänsyn till den här aspekten.

Sedan ska man se till att inte fastna i sin kortsiktiga att göra lista utan se till att man även avsätter tid för det som är viktigt men inte brådskande för annars är risken att det hela tiden dyker upp saker som är brådskande men inte viktigt som hela tiden pockar på att utföras.

Så man skulle kunna dela upp arbetsuppgifterna i fyra fält, brådskande och viktigt, brådskande men oviktigt, inte brådskande och viktigt och så varken brådskande eller viktigt.
Och kanske bara se till att det är de viktiga och brådskande uppgifterna som utförs innan man ägnar tid åt de viktiga men inte brådskande uppgifterna som ofta handlar om lite mer långsiktig strategisk planering. Annars riskerar dessa viktiga moment att inte bli gjorda.

Ofta tror vi att vi är effektivast när vi jobbar så mycket som möjligt. Vi sitter ofta med en arbetsuppgift i flera timmar tills vi inte orkar längre och är helt slut. Men det finns ett effektivare sätt att jobba.

Metoden kallas pomodoro-tekniken efter det italienska ordet tomat eftersom äggklockorna i italien ofta ser ut som tomater.

Arbetssättet grundades av den italienske universitetsstudenten Francesco Cirilio på 80-talet och har spridits världen över.

Metoden går till enligt följande:

1) Välj en uppgift.

2) Sätt en timer  på 25 minuter.

3) Arbeta på uppgiften tills alarmet ringer.

4) Ta fem minuters rast. Du är nu färdig med din  första pomodoro.

5) Repetera steg 1-4 ytterligare tre gånger. Följ upp det med en kvarts paus.

Genom att arbeta på det här sättet kan intellektuellt arbete och kontorsarbete som vanligtvis tar 40 timmar, nu bli gjort på 16,7 timmar. Läs mer.

Under de arbetande 25 minutrarna är totalförbjudet med sociala medir, telefonsamtal, mejl, sms, prat och annat som förstör ditt flow.

Enligt Cirilio minskar även risken för utbrändhet, och genom att man är så produktiv slipper man också ha dåligt samvete på fritiden.